Politique de conservation
Dernière mise à jour : [À COMPLÉTER : date]
Le Service est une plateforme d'archivage à valeur probante : la conservation n'y est pas un choix de confort mais une obligation. La présente politique fixe les durées applicables, le sort des documents à leur échéance et l'articulation avec les droits des personnes.
1. Principe
Chaque catégorie de documents se voit attribuer une durée de conservation fondée sur une obligation légale, réglementaire ou contractuelle. Pendant cette durée, un document scellé ne peut être ni modifié ni supprimé — y compris à la demande de la personne concernée (voir la section 5).
2. Garanties techniques
- Immutabilité : un document scellé est figé ; toute correction prend la forme d'une nouvelle version, elle-même scellée.
- Horodatage par autorité tierce (RFC 3161), attestant la date de chaque scellement.
- Chaîne d'audit : chaque action est journalisée dans un registre chaîné et vérifiable.
3. Durées par catégorie
Le référentiel ci-dessous est un canevas : les durées et leurs fondements doivent être arrêtés par l'Organisation avec son conseil juridique. [À COMPLÉTER : référentiel de conservation validé.]
| Catégorie | Durée | Fondement |
|---|---|---|
| Documents comptables et pièces justificatives | [À COMPLÉTER : p. ex. 10 ans] | [À COMPLÉTER : p. ex. art. L123-22 du Code de commerce] |
| Contrats et documents commerciaux | [À COMPLÉTER : p. ex. 5 ans] | [À COMPLÉTER] |
| Documents sociaux et de paie | [À COMPLÉTER] | [À COMPLÉTER] |
| Journal d'audit du Service | [À COMPLÉTER : au moins la durée du document le plus longtemps conservé] | Intégrité de la chaîne de preuve |
| Comptes utilisateurs et journaux de connexion | [À COMPLÉTER : p. ex. durée du contrat + N mois] | Exécution du contrat, sécurité |
4. Sort des documents à l'échéance
À l'échéance de sa durée, un document est, selon la décision de l'Organisation : soit détruit de manière tracée — la destruction est elle-même journalisée —, soit versé en archivage définitif. [À COMPLÉTER : procédure de revue et de décision à l'échéance.]
5. Articulation avec les droits des personnes
Le droit à l'effacement cède devant l'obligation légale de conservation : tant qu'un document scellé y est soumis, il ne peut être effacé (article 17, paragraphe 3, point b du RGPD). La demande d'effacement est alors traitée par une limitation du traitement, et l'effacement intervient à l'échéance de la durée de conservation.
Le droit de rectification s'exerce sans altérer l'archive : la version scellée est conservée en l'état, et la rectification prend la forme d'une nouvelle version scellée qui lui est adjointe.
6. Gel juridique
En cas de contentieux ou d'enquête, l'Organisation peut suspendre la destruction programmée des documents concernés (gel juridique) jusqu'à la clôture de la procédure. [À COMPLÉTER : circuit de décision du gel et de sa levée.]
En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version française fait foi.