Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement et sous-traitant

Pour les données des comptes utilisateurs et les journaux du Service, le responsable du traitement est : [À COMPLÉTER : identité et coordonnées de la société éditrice].

Pour les données personnelles contenues dans les documents archivés, chaque Organisation cliente demeure responsable du traitement ; l'éditeur agit en qualité de sous-traitant, dans les conditions de l'accord de traitement des données. [À COMPLÉTER : référence de l'accord de sous-traitance (DPA).]

2. Données traitées

• Données de compte : nom, adresse électronique, rôle, organisation de rattachement, préférence de langue.
• Journaux techniques et chaîne d'audit : connexions, actions sur les documents (dépôt, scellement, partage, consultation), horodatages, adresses IP.
• Contenu des documents archivés et leurs métadonnées, traités pour le compte de l'Organisation.

3. Finalités et bases légales

• Fournir le Service (gestion des comptes, archivage, restitution) — exécution du contrat.
• Garantir l'intégrité et la traçabilité probante des documents (scellement, chaîne d'audit) — respect d'obligations légales de conservation et intérêt légitime à constituer la preuve.
• Assurer la sécurité du Service (journaux de connexion, détection d'abus) — intérêt légitime.
• [À COMPLÉTER : autres finalités éventuelles (support, statistiques…) et leurs bases légales.]

4. Destinataires

Les données sont accessibles aux seuls Utilisateurs habilités de votre Organisation selon leurs rôles, aux équipes de l'éditeur strictement nécessaires à l'exploitation, et aux sous-traitants listés à la section 8. Aucune donnée n'est vendue ni cédée.

5. Durées de conservation

Les durées applicables aux documents archivés, aux journaux et aux comptes sont détaillées dans la politique de conservation. En archivage probant, ces durées résultent d'obligations légales et priment sur les préférences individuelles.

6. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition, dans les conditions prévues par le RGPD, ainsi que du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Point d'attention — droit à l'effacement : lorsqu'un document scellé ou une entrée du journal d'audit est soumis à une obligation légale de conservation, le droit à l'effacement ne peut pas être exercé avant l'échéance de cette obligation (article 17, paragraphe 3, point b du RGPD : la conservation nécessaire au respect d'une obligation légale prime). La demande est alors traitée par une limitation du traitement : le document reste conservé et intègre, mais son utilisation est restreinte à ce que la loi impose, et l'effacement intervient à l'échéance.

Pour exercer vos droits : [À COMPLÉTER : adresse de contact du DPO]. Une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois, prorogeable dans les conditions prévues par le RGPD.

7. Sécurité

Les documents sont scellés cryptographiquement, horodatés par une autorité tierce et couverts par une chaîne d'audit vérifiable ; les sauvegardes sont chiffrées. [À COMPLÉTER : description synthétique des mesures organisationnelles (habilitations, PRA/PCA…).]

8. Sous-traitants et transferts

[À COMPLÉTER : liste des sous-traitants (hébergement, horodatage, envoi d'e-mails…), leur localisation, et les garanties encadrant tout transfert hors de l'Union européenne (clauses contractuelles types…).]

9. Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'autorité de contrôle compétente : [À COMPLÉTER : CNIL ou autorité locale compétente, et ses coordonnées].